Hoy en día en cualquier trabajo de oficina en casi cualquier parte del
mundo se usa el email, o correo electrónico para los que prefieren evitar
anglicismos, salvo algún caso raro de ineficiencia tecnológica o dificultad
para acceder a internet. La intensidad de su uso es variable: desde gente que
lo usa diariamente en cantidades industriales, como forma básica de
comunicación (todos tenemos a alguien que cree que el email es un chat e inunda
la bandeja de entrada); hasta otros que lo usan de forma esporádica, casi como
un equivalente digital estricto de las cartas. También las expectativas de cada
uno son diferentes: existe esa gente que responde de forma casi inmediata, y en
muchos casos, espera respuestas prontas a sus emails; hasta esos otros individuos
que no llegan a responder nunca o lo hacen en espacios de tiempo, digamos, poco
compatibles con el ritmo de vida occidental, probablemente porque no abran el
correo o lo hagan de forma semanal, como si se tratase de una ocasión puntual
marcada en el calendario cada mes: mirar el contador de la electricidad, limpiar el jardín,
mirar los emails.
A pesar de tratarse de una forma extendida de comunicación en el entorno laboral no sé hasta qué punto se usa de forma adecuada, cuidando que el mensaje transmitido sea claro y entendible. Dejando a un lado formalidad y elección de lenguaje, si el email no cumple su propósito informativo, quizá haya que pensar un poco más antes de escribirlo. No necesariamente enviar otros dos o sentirse ofendido y empezar una cadena de emails pasivo-agresivos cuando alguien malinterpreta los que habíamos escrito. Quizá una llamada o hablar cara a cara sea necesario además del email.
Un caso especial de uso de emails como herramienta de comunicación son los emails corporativos, enviados a todos los trabajadores de la empresa. Independientemente del tamaño de la empresa esos emails tienen que estar cuidados. Aunque es cierto que, en empresas grandes, ya sea porque tienen gente dedicada a ello o por simple reflejo de la dinámica de superioridad corporativa, se espera más profesionalidad o calidad en la comunicación.
Con la aproximación del final de enero, nos llegó un email de los directivos de la empresa, advirtiéndonos sobre el Brexit que llegaba a un punto de no retorno el día 31. Es en este tipo de situaciones que los líderes tienen que dar un paso adelante en informar a la tropa, la comunicación es importante y ellos no quieren decepcionarnos. El email, similar a otros enviados antes con la misma temática, con lúgubre fondo negro, palabras largas y pomposas típicas, no decía mucho. El mensaje al final, el de siempre: "no tenemos ni puta idea de lo que va a pasar”. Un compañero decidió hacer un análisis de legibilidad, supongo que quedó tan perplejo con lo rocambolesco e inútil del email que vio oportunidad de poner a prueba lo bueno comunicadores que eran los líderes y de paso, que no falte la comedia, echarnos unas risas. El análisis de legibilidad fue un Flesch-Kincaid, que ya de por sí es un buen nombre, inspira seriedad centroeuropea, un análisis serio y bien pensado. Este análisis, y otros similares, clasifican la legibilidad de un texto basándose en una serie de criterios cuantitativos como número de palabras por frase, número de sílabas en las palabras, frases pasivas, etc., que se introducen en una fórmula para obtener un valor con el clasificar y comparar con otros textos. El Flesch-Kincaid (link a Wikipedia aquí) se usa en lengua inglesa y se puede clasificar en facilidad de lectura o en nivel de estudios según el sistema de cursos de Estados Unidos.
El susodicho email salió mal parado: calificación de 40 y algo, difícil de leer. Otros análisis revelaron un elevado porcentaje de palabras de más de cuatro sílabas y casi la mitad de las frases en pasiva. De modo que un email destinado a informar de un evento conocido por todos es en realidad casi un ejercicio de criptografía, como una lectura de un pasaje de algún libro de Flann O'Brien. Complejidad innecesaria para un email de este tipo creo yo. Así que otro email que la mitad no leerá y la otra mitad medio leerá y borrará, de su bandeja de entrada y de su memoria. Bravo.
Investigando vi que Outlook permite, además de revisión de gramática y ortografía, obtener una evaluación de legibilidad. Lo mismo no algo para usar a diario, pero una herramienta interesante para ver si lo que hemos escrito es demasiado florido y requiere ir más al grano. En castellano hay otros análisis de legibilidad, por lo que he podido ver en https://legible.es/ (de las pocas webs que he encontrado al respecto:
Este texto sale con una nota de "normal" y "difícil" en el último criterio. Bueno, no está mal.
A pesar de tratarse de una forma extendida de comunicación en el entorno laboral no sé hasta qué punto se usa de forma adecuada, cuidando que el mensaje transmitido sea claro y entendible. Dejando a un lado formalidad y elección de lenguaje, si el email no cumple su propósito informativo, quizá haya que pensar un poco más antes de escribirlo. No necesariamente enviar otros dos o sentirse ofendido y empezar una cadena de emails pasivo-agresivos cuando alguien malinterpreta los que habíamos escrito. Quizá una llamada o hablar cara a cara sea necesario además del email.
Un caso especial de uso de emails como herramienta de comunicación son los emails corporativos, enviados a todos los trabajadores de la empresa. Independientemente del tamaño de la empresa esos emails tienen que estar cuidados. Aunque es cierto que, en empresas grandes, ya sea porque tienen gente dedicada a ello o por simple reflejo de la dinámica de superioridad corporativa, se espera más profesionalidad o calidad en la comunicación.
Con la aproximación del final de enero, nos llegó un email de los directivos de la empresa, advirtiéndonos sobre el Brexit que llegaba a un punto de no retorno el día 31. Es en este tipo de situaciones que los líderes tienen que dar un paso adelante en informar a la tropa, la comunicación es importante y ellos no quieren decepcionarnos. El email, similar a otros enviados antes con la misma temática, con lúgubre fondo negro, palabras largas y pomposas típicas, no decía mucho. El mensaje al final, el de siempre: "no tenemos ni puta idea de lo que va a pasar”. Un compañero decidió hacer un análisis de legibilidad, supongo que quedó tan perplejo con lo rocambolesco e inútil del email que vio oportunidad de poner a prueba lo bueno comunicadores que eran los líderes y de paso, que no falte la comedia, echarnos unas risas. El análisis de legibilidad fue un Flesch-Kincaid, que ya de por sí es un buen nombre, inspira seriedad centroeuropea, un análisis serio y bien pensado. Este análisis, y otros similares, clasifican la legibilidad de un texto basándose en una serie de criterios cuantitativos como número de palabras por frase, número de sílabas en las palabras, frases pasivas, etc., que se introducen en una fórmula para obtener un valor con el clasificar y comparar con otros textos. El Flesch-Kincaid (link a Wikipedia aquí) se usa en lengua inglesa y se puede clasificar en facilidad de lectura o en nivel de estudios según el sistema de cursos de Estados Unidos.
El susodicho email salió mal parado: calificación de 40 y algo, difícil de leer. Otros análisis revelaron un elevado porcentaje de palabras de más de cuatro sílabas y casi la mitad de las frases en pasiva. De modo que un email destinado a informar de un evento conocido por todos es en realidad casi un ejercicio de criptografía, como una lectura de un pasaje de algún libro de Flann O'Brien. Complejidad innecesaria para un email de este tipo creo yo. Así que otro email que la mitad no leerá y la otra mitad medio leerá y borrará, de su bandeja de entrada y de su memoria. Bravo.
Investigando vi que Outlook permite, además de revisión de gramática y ortografía, obtener una evaluación de legibilidad. Lo mismo no algo para usar a diario, pero una herramienta interesante para ver si lo que hemos escrito es demasiado florido y requiere ir más al grano. En castellano hay otros análisis de legibilidad, por lo que he podido ver en https://legible.es/ (de las pocas webs que he encontrado al respecto:
- escala de lecturabilidad (Fernández Huerta)
- comprensibilidad (Gutiérrez de Polini)
- comprensibilidad (Crawford)
- nivel de perspicuidad (Szigriszt-Pazos)
- escala Inflesz (Barrio), reinterpretación del anterior
- legibilidad µ (Muñoz y Muñoz)
Este texto sale con una nota de "normal" y "difícil" en el último criterio. Bueno, no está mal.
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